Mega Bacau: Seminar EUPF pe tema achizitiilor ONU

In perioada 29 februarie – 1 martie 2016 va avea loc la New York, Bohemian National Hall, cea de-a XIII-a ediție a Seminarului EUPF (European Procurement Forum), pe tema achizițiilor ONU, la care sunt invitate să participe companii, precum și reprezentanți guvernamentali, exclusiv din țările membre ale Uniunii Europene. Înscrierile au început deja pe data de 16 noiembrie a.c.și se vor încheia pe data de 15 ianuarie 2016.

Editia din 2016 vine cu o serie de noutati organizatorice:

Perioada de desfășurare a Seminarului, la finele lunii februarie-începutul lunii martie, prezintă avantajul unor costuri de cazare mai reduse, în comparație cu lunile aprilie-mai (la care s-au desfășurat edițiile precedente). Din acest motiv înregistrarea a început mult mai devreme decât în anii precedenți, imediat după aprobarea prospectului, respectiv pe 16 noiembrie a.c., data la care BPCE New York a postat, pe Portalul de Comerț, anunțul privind evenimentul. broșura evenimentului, calendarul fazelor pregătitoare și datele de contactate ale organizatorilor .
Seminarul este concentrat pe perioada a numai 2 zile ceea ce permite, de asemenea, economii la costurile cu deplasarea (pe care le suportă, în totalitate, companiile trimițătoare).
Primele 35 de companii ce se vor înregistra pentru Seminar, dar nu mai târziu de data de 15 decembrie 2015, beneficiază de o taxă de înregistrare mai redusă (“early bird”), respectiv de 857 USD/persoană.
După atingerea acestui număr, sau a datei de 15 decembrie, taxa de participare este cea normală, de 975 USD/persoană, pentru prima persoană participantă din partea fiecărei companii.
Pentru cea de-a doua persoană (tot în cazul companiilor), taxa de participare, valabilă pe întreaga perioadă de înregistrare, este de 775 USD. Din cauza spațiului limitat, nu sunt admise mai mult de două persoane/companie.
Taxa de înscriere (valabilă pentru toată perioada) pentru reprezentanți guvernamentali și ai camerelor de comerț este de 775 USD/persoană. Spre deosebire de reprezentanții companiilor (primelor 100 înregistrate până la 15 ianuarie 2016) acești reprezentanți guvernamentali și ai camerelor de comerț nu pot solicita întâlniri one-on-one cu oficialii pe achiziții ONU. Numărul lor este limitat la 2 persoane /țară.
Numărul total de companii care se pot înscrie este de 150, din care numai primele 100 înscrise vor putea beneficia de întâlniri one-on-one cu diferiții oficiali de achiziții ONU, dar nu mai tîrziu de 15 ianuarie (ca dată de înregistrare confirmată).
Procedura de înregistrare se va finaliza în jurul datei de 10 februarie (în ipoteza completării numărului de 150 de companii acceptate și cu taxa de participare plătită).
Nu se mai aplică rezervarea pe bază de cotă de țară (15), care era în vigoare, la edițiile precedente, în prima fază a înregistrării, ceea ce înseamnă că fiecare țară poate avea atâtea companii câte reușesc să se înregistreze (și să plătească taxele de participare), pe principiul “primul venit-primul servit”.
În cazul în care o companie înregistrată primește confirmarea pentru o întâlnire one-on-one, nu mai poate invoca acest motiv pentru a renunța și a primi înapoi contravaloarea taxei minus o taxă administrativă a organizatorului (în perioada în care acest lucru este posibil); anterior, renunțarea se putea face dacă nu se confirmau cele 2-3 ântâlniri one-on-one solicitate de companie.
Camerele de Comerț, în cazul în care se vor înregistra ca și organizații guvernamentale, vor plăti taxa de participare, fără însă a beneficia de posibilitatea întâlnirilor one-on-one.
Inregistrarea nu este considerată încheiată până ce nu se plătesc integral taxele de participare. Detalii procedurii și plății vor fi furnizate într-un e-mail, prin care organizatorii confirmă companiei candidate eligibilitatea de a participa la Seminar (respectiv compatibilitatea profilului companiei cu cel al Seminarului și cu activitățile concrete de achiziții ale ONU).
Pentru familiarizarea companiilor înregistrate cu problematica Seminarului, se vor organiza trei webinarii, primul în data de 9 decembrie 2015, a doilea în 10 ianuarie 2016, iar cel de-al treilea în 30 ianuarie 2016.
La înregistrare, funcție de profilul și de intereselor lor față de sistemul de achiziții ONU, companiile vor menționa 2-3 sectoare prioritare de achiziții (din cele listate în programul Seminarului, care se va finaliza după ce se încheie discuțiile cu agențiile, fondurile, departamentele, programele și misiunile în teren ale ONU, invitate să participe), funcție de care se va corela participarea lor la sesiunile specializate, cu întâlnirile one-on-one, astfel încât, pe cât posibil, să nu se suprapună.
Se recomandă companiilor, la înregistrare, sau pe parcursul perioadei de înregistrare cât timp organizatorii acceptă (până cel târziu 15 ianuarie 2016), să furnizeze un profil al companiei cât mai pragmatic și orientat spre afaceri, pentru că oficialii ONU, atunci când acceptă și selectează companiile cu care se vor întâlni pe profilul lor de achiziții, au foarte puțin timp al dispoziție (ca să mai citească și detalii neesențiale). Se recomandă, de exemplu, să se evite, pe cât posibil, prezentările istoricului și tradiției companiei, pentru că, efectiv, acestea nu constituie argumente în selectarea sau respingerea unei întâlniri one-on-on
Companiilor înregistrate, precum și reprezentanților guvernamentali și ai camerelor de comerț li se vor transmite, săptămânal, informațiile actualizate legate de Seminar.
De asemenea, celor înregistrați le va fi comunicată de către organizatori termenele la care pot renunța la participare, precum și în ce condiții.